U životnom cilju svake firme je da se širi, da raste i napreduje. Kako firma sve više raste, tako raste i broj zaposlenika a zajedno s tim logično raste broj IT opreme kao i broj – IT problema.
Neorganizirani IT odjel unutar firme prima zahtjeve upomoć od korisnika na različite email adrese, vode sav IT inventar u različitim Word/Excel tablicama (ako uopće imaju takvu evidenciju), ne zna se tko radi na čemu … jedan fini recept za raspad svega.
Zar ne bi bilo odlično kad bi imali nekakav sustav gdje bi sve mogli voditi na jednom mjestu, da se može vidjeti točno kakvo je stanje i tko gdje što radi?
U spas dolazi GLPI sustav koji ima sve alate potrebne jednom IT odjelu da bude uspješan u svom poslu. Idemo ga pobliže upoznati …
Što je GLPI?
GLPI je open-source sustav koji služi za upravljanje inventarom i upravljanje IT podrškom, odnosno na engleskom (da bude jasnije 😄) – IT Asset and Helpdesk Management.
Dolazi od francuskih developera, zato je GLPI francuski akronim za Gestionnaire Libre de Parc Informatique što bi na hrvatskom otprilike značilo „Besplatni upravitelj računalne opreme“. Riječ je o PHP web aplikaciji koja radi zajedno s bazom, dakle dobije se web aplikacija koju IT odjel koristi za unos podataka i daljnje upravljanje.
Od alata u sebi ima sve što je jednom IT odjelu potrebno:
- Helpdesk (ticketing) sustav
- Upravljanje softverom, licencama, hardverom i ostalom obliku inventara
- Upravljanje kontaktima, dobavljačima, budžetom, narudžbama, certifikatima
Instalacija
Kako je riječ o web-baziranoj aplikaciji, ako ste ikad radili instalaciju bilo koje web aplikacije (npr. Joomla ili WordPress) tada ste upoznati s načinom instalacije takvih stvari, zato neću ovdje ulaziti u detalje same instalacije. Dovoljno je reći da vam treba server koji ima podršku za PHP i baza podataka (mariaDM ili MySQL).
Instalacija može ići na Linux server ili na Windows server na kojem se nalazi npr. WAMP s podrškom za Apache/PHP/SQL.
Kada pokrenete instalaciju, GLPI ima sustav provjere što mu je sve potrebno za ispravan rad. Ako radite instalaciju na novom svježem serveru, vjerojatno ćete trebati uključiti potrebne PHP ekstenzije. Koje su to javit će vam upravo ta GLPI provjera prilikom instalacije.
Cijena i podrška
GLPI kao takav je potpuno besplatan sustav – ako ga instalirate kod sebe lokalno, negdje u svom okruženju na svojoj opremi.
Alternativna opcija je da se GLPI instalira u oblak kojeg nudi GLPI organizacija kod sebe, a tada se to naravno plaća.
Također se plaća sva profesionalna podrška ukoliko ju trebate.
No nema straha, GLPI također ima i svoj besplatni forum za podršku na kojem možete dobiti pomoć. Tamo se kreću uglavnom korisnici koji i sami traže pomoć, ali ima ljudi koji znaju odgovore na pitanja, zato nije na odmet prvo se tamo zaputiti kad nešto zapne. Meni je pomoglo u više navrata.
Kako je riječ o open-source sustavu, GLPI naravno ima svoj Gihub repozitorij na kojem se mogu prijavljivati problemi i bugovi.
Postoji i iznenađujuće dobra dokumentacija za cijeli sustav koju bih preporučio svakako da pročitate ukoliko vam je ovo prvi susret s GLPI sustavom, zato jer su mnoga početnička pitanja odgovorena u njoj.
Razvoj GLPI sustava je aktivan i aktualan, nove verzije dolaze prilično često u kojima se ispravljaju stvari ili uvode neke nove koje su korisnici tražili.
U srpnju 2022. godine, hrvatska tvrtka King-ICT je postala srebrni GLPI partner za Hrvatsku.
Inventar
Kad kažem „upravljanje inventarom“, pod tim zaista mislim doslovno na cijeli inventar koji spada pod IT odjel za koji bi se trebalo brinuti.
To uključuje računala, laptope, mrežne uređaje, softver, printere, tonere …
Unos svake stavke ima sva potrebna polja kao što su npr. unos serijskog broja i inventarskog broja, godina nabave oprema. Može se odrediti kome je koja oprema dodijeljena, da se točno zna koju opremu je korisnik zadužio.
Kod softvera se unose podaci o licenci kao i datum isteka licence. A zatim se može postaviti da GLPI pošalje obavijest članovima IT odjela da dobiju na vrijeme kada treba ponovo obnoviti licencu za korištenje (vrijeme slanja obavijesti prije isteka možete samostalno odrediti).
Printeri se unose posebno, kao i toneri za njih.
Kod printera se uz standardne opcije mogu unijeti i IP adrese ako je riječ o mrežnom printeru. Time se može dobiti prikaz svih mrežnih printera na jednom mjestu i njihov status.
Za tonere se može složiti za koji sve model printera odgovara i koliko ih ima na skladištu. Time se može vrlo jednostavno pratiti potrošnja tonera po nekom printeru, što može biti vrlo korisno kod planiranja slijedeće nabave tonera.
Zaista ima vrlo širok unos raspoloživih polja za unos ali nema baš za sve. Meni su tu recimo nedostajali unosi za projektore i skenere, a to sam riješio dodavanjem jednog plugina koji mi omogućuje dodavanje dodatnih polja.
Ako trenutno imate cijeli inventar u nekoj Excel tablici i planirate se prebaciti na GLPI sustav, onda ću vas obradovati kad kažem da postoji „Data injection“ plugin kojim možete putem .csv datoteke u GLPI sustav ubaciti svu svoju opremu uz par klikova. Prošao sam to kod sebe i znam da mi je olakšalo i znatno ubrzalo proces migracije iz Excela u GLPI.
Kao i svi drugi bolji sustavi, GLPI također ima mogućnost skeniranja IT opreme putem mreže, bilo da se radi skeniranje direktno sa servera ili preko GLPI-Agenata koji se postave na računala. Time možete dobiti detaljnije podatke o aktivnoj opremi u svom okruženju.
Helpdesk (ticketing)
Zaposlenici vole javljati probleme koje imaju, od jednostavnih stvari na dalje. I to vole javljati ili samo jednoj osobi u IT odjelu ili odjednom svima, pa se fino spam nakupi.
Zato Helpdesk sustav radi na način da postoji jedna univerzalna email adresa na koju se korisnici javljaju, a sustav dalje od te email poruke izrađuje ticket kojeg vide svi IT administratori u odjelu te se dalje ravnaju ovisno o prirodi problema. Vidi se koji je tip problema, kome je stavljen na rješavanje te kako je na kraju riješen. Postoji cijela povijest rješavanja prijavljenog problema, sve transparentno.
GLPI ima u sebi mogućnost Helpdeska i sve potrebne opcije koje jedan moderan Helpdesk sustav treba imati.
S obzirom da se Helpdesk sustav bazira na korištenju email adrese, potrebno je naglasiti kako ispravnost rada ovisi o tome koji email sustav koristite.
GLPI u sebi ima podršku za IMAP/SMTP, što vam može biti dovoljno ako imate lokalni email server.
Međutim, kod mene se koristi Microsoft365 i ako pratite IT vijesti, vjerojatno ste upoznati da je Microsoft od listopada 2022. godine ukinuo Basic authentication u korist Modern authentication načina koji je sigurniji. Ovo znači da GLPI standardno neće raditi s tim načinom povezivanja, već je potrebno instalirati plugin OAuth2 koji će se povezati na Microsoft365 (točnije, na Azure) od vaše tvrtke i time uspješno slati i primati email poruke za vaš Helpdesk.
Podaci o ticketu u Helpdesk sustavu sadrže informacije poput
- kategorije problema
- u kojem je statusu ticket (rješava se, čeka se na odgovor korisnika, zatvoren …)
- tko je poslao ticket, tko je u CC
- koji IT admin (ili grupa admina) je zadužena za rješavanje ticketa
- koliko vremenski dugo se radi na ticketu (ako je važno vrijeme rješavanja)
Ticket se može spajati s nekim drugim ako su isti, mogu se razdvajati u više njih, mogu se dodavati dokumenti ukoliko je potrebno.
Ima jedna zgodna stvar da recimo IT tehničar može poslati odgovor s odobrenjem. To se može koristiti ako IT tehničar nije siguran u odgovor pa pošalje svom nadređenom da odobri slanje odgovora. Zgodna stvar ako u IT odjelu imate nekog početnika.
Mogu se i predefinirati neki odgovori, što je zgodno ako često dolaze upiti iste/slične tematike.
Što se tiče slanja obavijesti, da zaposlenici IT službe ne bi poludjeli od količine slanja email poruka, mogu se definirati koje obavijesti će se slati (ovisno o akciji koja je napravljena na ticketu) i tko će kada primati koje obavijesti – na primjer, kada je ticket dodijeljen nekom IT adminu, slanje obavijesti će biti samo između tog admina i korisnika ticketa, drugi admini neće primati te obavijesti na svoj email.
Izgled (template) email obavijesti podržava HTML što će vam omogućiti da budete kreativni i napravite izgled kakav vam odgovara.
Završna riječ
U ovom trenutku pisanja koristim GLPI u svom okruženju već 6+ mjeseci i sviđa mi se upravo zato jer ima sve na jednom mjestu; ticketing sustav i sustav inventara. Da ne moram za svaku stavku ići na drugo mjesto, a pošto je tražilica integrirana, mogu vrlo brzo dobiti potrebnu informaciju.
Dio koji mi se ne sviđa je taj što nema mogućnost izrade nekih detaljnijih izvještaja, bar ne za ono što sam ja gledao.
Ako vam nisu dostatne opcije s kojima GLPI dolazi, postoje dodaci (plugins) kojima se mogućnosti GLPI-a mogu još više proširiti.
S obzirom da ima aktivni razvoj, nadam se ostati na GLPI-u još dugo vremena. Mijenjanje sustava velikih namjena nikad nije stvar kojoj se IT administrator veseli, zato se zaista nadam da će GLPI nastaviti imati podršku još dugo vremena kako su i do dosad imali. Upravo to je bio jedan od većih razloga zašto je odabran kao rješenje.
GLPI nudi 45 dana besplatni demo na svojim serverima, svakako probajte ako i dalje niste sigurni da li je to za vas. Excel sigurno nije ☺️
